10 речей, які варто знати, якщо ви хочете не просто податись на тендер, а виграти його
Участь у тендерах давно стала для багатьох компаній не винятком, а частиною регулярної роботи – особливо у сфері послуг. Але щоразу, коли йдеться про участь у закупівлях, постає одне і те ж питання: як сформулювати й оформити свою пропозицію так, щоб замовник побачив у вас не чергового учасника, а партнера, з яким хочеться працювати?
На основі нашого досвіду участі у десятках тендерів – від невеликих запитів до масштабних міжнародних закупівель – сформувався список із десяти пунктів, які справді мають значення. Сподіваємось, він буде корисним.
- Говоріть не про те, що ви можете зробити, а про те, що вже реалізували
Фрази на кшталт «маємо досвід» чи «працюємо якісно» не справляють враження, якщо за ними не стоять конкретні приклади. Навіть якщо ви не можете назвати замовника, поясніть, про який тип проєкту йдеться, яка була специфіка, які обсяги тощо.
Замість загальних фраз варто навести кілька конкретних прикладів подібних проєктів у зручному форматі: короткий перелік або компактна таблиця з описом. Це допомагає замовнику одразу побачити, що ви працювали з подібними завданнями, і не шукати цю інформацію в кількох розділах заявки.
- Не обмежуйтеся словами – надавайте підтвердження
Звичні для внутрішнього обліку документи – акти виконаних робіт, витяги з договорів, рекомендаційні листи чи подяки – можуть стати переконливим підтвердженням досвіду. У тендерних процедурах, де багато учасників мають схожий профіль, саме такі матеріали часто допомагають замовникові ухвалити остаточне рішення.
- Будьте точними у формулюваннях, навіть якщо досвіду небагато
Якщо ви виконували роботи для одного виробничого об’єкта або проводили технічне обслуговування в межах одного підприємства, не варто узагальнювати це як «широкий досвід у сфері промислової інженерії». Краще чітко описати, що саме було зроблено, на якому об’єкті й з яким обладнанням – це звучить набагато переконливіше, ніж розмите формулювання.
- Якщо щось у технічному завданні незрозуміле — ставте запитання
Багато учасників утримуються від уточнень, побоюючись виглядати «неуважними». Насправді ж якісне запитання демонструє, що ви уважно читаєте документацію, думаєте над відповідністю, не боїтесь уточнювати і працюєте з фокусом на результат.
- Супровідний лист має бути коротким, але по суті
Шаблонні фрази про «зацікавленість» і «високу якість послуг» не привертають уваги. Сформулюйте 10 – 12 речень, у яких чітко зазначте, що саме ви пропонуєте, який у вас релевантний досвід і як швидко готові розпочати роботу.
- Якщо подаєтесь за кордон, перекладайте заявку мовою країни замовника
Навіть якщо в умовах вказано можливість подання англійською, краще подбати про переклад усіх ключових матеріалів мовою країни замовника – супровідного листа, опису досвіду, сертифікатів. Це не лише прояв поваги, а й спосіб зменшити ризик неправильного трактування або байдужого ставлення до заявки.
Особливо це важливо у випадках, коли тендер не є міжнародним за суттю, а проводиться державною чи муніципальною установою.
- Обирайте ті тендери, у яких ви дійсно конкурентні
Подаватися «про всяк випадок» — стратегія, яка рідко спрацьовує. Якщо бачите, що не відповідаєте ключовим вимогам або не зможете якісно реалізувати завдання, краще зосередьтесь на тих запитах, у яких ваша пропозиція справді має шанс стати найкращою.
- Не допускайте технічних помилок
Навіть найкраща заявка може бути відхилена через неправильно підписаний файл, некоректний формат або відсутність якогось додатку.
Одного разу нас дискваліфікували на етапі подання лише через те, що архів із файлами не відкривався – формат подання не відповідав технічним вимогам тендеру.
- Якщо не виграли – спробуйте дізнатися, чому
Кожна неуспішна заявка – це не «програш», а джерело інформації. Якщо є змога, деталізуйте: де саме не вистачило балів, яка була найвища оцінка, чого не вистачило вам. У нас був випадок, коли програш в одному тендері став відправною точкою для перемоги у наступному – після доопрацювання пропозиції.
- Не всі заявки оцінюють з чистого аркуша
Іноді вже є розуміння, хто як працює. І коли це розуміння позитивне – це теж конкурентна перевага, просто не прописана в умовах.
Цей список не універсальний і не гарантія перемоги. Але майже кожен пункт у ньому у певний момент допоміг нам пройти від «запрошення до участі» до підписаного договору. Якщо ви працюєте у сфері послуг і маєте справу із закупівлями, можливо, щось звідси стане у пригоді й вам.