Переклад документів для міжнародних банків та платіжних систем: KYC, UBO, Source of Funds, Wise та Stripe

Коли потрібен переклад документів для банку або платіжної системи

Найчастіше переклад потрібен під час відкриття корпоративного рахунку, реєстрації бізнес-акаунта у платіжній системі, проходження KYC або повторної перевірки вже діючого профілю.

Переклад документів може знадобитися для:

• підтвердження реєстрації компанії;
• перевірки директора, представника або власника бізнесу;
• підтвердження юридичної чи фактичної адреси;
• перевірки структури власності та UBO;
• підтвердження джерела коштів;
• підтвердження реальної господарської діяльності;
• перевірки великих або нетипових транзакцій;
• оновлення даних компанії після зміни адреси, директора чи структури власності.

Іноді достатньо одного документа. В іншому випадку банк просить цілий комплект і встановлює строк, протягом якого компанія має його надати.

Які документи найчастіше перекладають

Реєстраційні та установчі документи

• витяг з ЄДР або іншого державного реєстру;
• статут;
• рішення про створення компанії;
• свідоцтво або сертифікат про реєстрацію;
• документи про зміну назви чи юридичної адреси;
• корпоративні рішення та протоколи.

Такі документи допомагають фінансовій установі підтвердити, що компанія існує, має актуальний статус і працює з тими даними, які зазначені в заявці.

Документи про власників і структуру компанії

• структура власності;
• реєстр учасників або акціонерів;
• документи материнської компанії;
• документи кінцевих бенефіціарних власників;
• партнерські або акціонерні угоди, якщо їх запитує установа.

Під час перевірки фінансова установа може з’ясовувати, хто фактично володіє компанією та хто має право контролювати її діяльність. Для складних корпоративних структур документів може бути більше, особливо коли між операційною компанією та кінцевим власником є кілька юридичних осіб.

Документи директора та представника

• паспорт або ID-картка;
• документ про адресу проживання;
• рішення про призначення директора;
• довіреність;
• лист про надання повноважень;
• корпоративна резолюція.

Якщо акаунт відкриває не директор, банк або сервіс може окремо попросити документ, який підтверджує право цієї особи діяти від імені компанії.

Документи для підтвердження адреси

• договір оренди;
• рахунок за комунальні послуги;
• банківська виписка;
• податковий документ;
• реєстраційний документ із зазначеною адресою.

Важливо, щоб адреса в документі збігалася з даними, які компанія вказала в акаунті. Частина установ також обмежує строк давності документів, що використовуються для підтвердження адреси.

Документи для підтвердження джерела коштів

• банківські виписки;
• договори з клієнтами;
• інвойси;
• фінансова звітність;
• договори позики;
• інвестиційні угоди;
• документи про внесення капіталу;
• документи про гранти або продаж активів.

У таких документах критично точно передавати суми, дати, реквізити та назви сторін. За цією інформацією відділ комплаєнсу оцінює походження коштів та економічний зміст операцій.

KYC, UBO та Source of Funds: що це означає для перекладу

KYC (Know Your Customer) - процедура ідентифікації та перевірки клієнта. Для компанії вона зазвичай охоплює дані про бізнес, керівників, власників, адресу, характер діяльності та очікувані фінансові операції.

UBO (Ultimate Beneficial Owner) - кінцевий бенефіціарний власник, тобто фізична особа, яка зрештою володіє компанією або контролює її. Для перевірки UBO можуть попросити паспорт, підтвердження адреси, структуру власності, реєстр учасників чи акціонерів, а також документи проміжних компаній.

Source of Funds - підтвердження джерела конкретних коштів. Банк або платіжний сервіс може попросити документи, які показують, звідки компанія отримала гроші: від операційної діяльності, позики, інвестиції, продажу активу, гранту або з іншого законного джерела.

Переклад документів для Wise та Stripe

У великих міжнародних сервісів є власні процедури перевірки, і склад документів залежить від країни, типу компанії та результатів автоматичної перевірки.

Wise Business може запитувати реєстраційні документи, підтвердження адреси, документи про власників, особисті документи пов’язаних із компанією осіб і підтвердження джерела коштів. Якщо частину інформації не вдається перевірити автоматично, сервіс надсилає окремий запит із переліком потрібних матеріалів.

Stripe також може запитати додатковий Proof of Business, якщо юридичну особу не вдалося перевірити автоматично. У такому документі мають чітко читатися назва компанії, адреса та реєстраційний або VAT-номер, а дані повинні збігатися з інформацією в акаунті.

Перекладати весь корпоративний архів наперед зазвичай немає сенсу. Практичніше дочекатися конкретного запиту і підготувати ті документи, які потрібні для цієї перевірки.

Якою мовою перекладати документи

Для міжнародних банків і платіжних систем найчастіше використовують англійську. Проте окремі установи можуть приймати документи мовою країни, де відкривається рахунок, або встановлювати власний перелік допустимих мов.

Якщо у запиті прямо вказано English translation, готувати документ іншою мовою немає сенсу. Якщо вимога сформульована нечітко, краще уточнити її до початку роботи.

Чи потрібне нотаріальне засвідчення або апостиль

Для онлайн-верифікації часто достатньо якісного перекладу та повних сканів. Нотаріальне оформлення або апостиль потрібні лише тоді, коли це прямо зазначено у вимогах.

Якщо переклад оформлюється в Україні з нотаріальним засвідченням, нотаріус засвідчує підпис перекладача та перевіряє документи, що підтверджують його особу і кваліфікацію.

Апостиль може знадобитися для окремих корпоративних, нотаріальних або реєстраційних документів. Оформлювати його заздалегідь без вимоги банку не варто, оскільки це збільшує строк і вартість підготовки.

На що звернути увагу перед поданням документів

Найчастіші причини додаткових запитів - невідповідність даних і неповний комплект документів.

Перед поданням варто перевірити, щоб:

• назва компанії була написана однаково в усіх документах;
• ім’я директора та власників відповідало написанню в паспорті;
• адреса збігалася з даними в акаунті;
• реєстраційний номер і податкові дані були передані без помилок;
• усі сторінки документа були додані й добре читалися;
• печатки, підписи та дати не були обрізані;
• переклад зберігав структуру оригіналу, щоб документ було легко звірити.

Якщо банк уже надіслав лист від відділу комплаєнсу, його варто передати перекладачеві разом із документами. Так легше врахувати контекст запиту, термінологію та вимоги до реквізитів.

Чому документи можуть не прийняти

Дані не збігаються

Наприклад, у профілі зазначена одна адреса, а в перекладеному документі інша.

Документ застарілий

Для підтвердження адреси або статусу компанії часто потрібен відносно свіжий документ.

Завантажена лише частина документа

Для договору, виписки або багатосторінкового реєстраційного документа може бути потрібен повний файл.

Низька якість скану

Нечитабельна дата, печатка чи номер можуть стати причиною повторного запиту.

Різна транслітерація

Одне й те саме ім’я або назва компанії не повинні без причини мати різні варіанти написання.

Скільки коштує і скільки часу займає переклад

Вартість залежить від типу документа, обсягу, мови, складності таблиць, терміновості та необхідності додаткового оформлення. Короткий витяг з реєстру і багатосторінковий договір потребують різного обсягу роботи.

Строк також визначається після перегляду матеріалів. Якщо банк установив дедлайн, його потрібно повідомити менеджеру одразу. Це дозволяє реалістично оцінити, чи встигне команда підготувати весь комплект.

Переклад документів для банків і платіжних систем у КЛС

Бюро перекладів КЛС працює з корпоративною, юридичною та фінансовою документацією. Для банківських перевірок і процедур комплаєнсу можна підготувати переклад реєстраційних документів, статутів, довіреностей, договорів, інвойсів, банківських виписок, фінансової звітності та документів про структуру власності.

Перед початком роботи варто надіслати документи разом із запитом банку або платіжної системи. Це дає змогу одразу врахувати мову, формат і конкретні вимоги до комплекту.

За потреби КЛС також може допомогти з нотаріальним засвідченням підпису перекладача та оформленням апостиля, якщо це передбачено вимогами установи.

Як замовити переклад

1. Надішліть запит банку або платіжної системи

Якщо у вас є лист від відділу комплаєнсу, додайте його до документів.

2. Надішліть якісні скани

Файл має бути повним, читабельним і без обрізаних реквізитів.

3. Вкажіть мову та дедлайн

Найчастіше потрібна англійська, але краще орієнтуватися на вимогу конкретної установи.

4. Узгодьте формат оформлення

Менеджер уточнить, чи потрібен звичайний переклад, нотаріальне засвідчення підпису перекладача або апостиль.

5. Отримайте готовий комплект

Після перекладу й перевірки документи передаються у погодженому форматі.